Digitalizar los tiquetes: la solución para controlar la rendición de gastos

Sea cual sea el mercado en el que opera una empresa, los costos derivados de la actividad comercial representan un flujo constante de gastos que deben gestionarse y controlarse adecuadamente.

Si no se dispone de una solución tecnológica para gestionar este proceso, los viáticos y gastos de viaje pueden convertirse en una fuente de pérdidas económicas para el negocio.

Pero, ¿por qué es especialmente delicada la gestión de este tipo de gastos?

La respuesta está relacionada, principalmente, con la gran cantidad de tiquetes, facturas y comprobantes que los empleados en movilidad constante deben legalizar a diario, debido a la naturaleza de su actividad profesional. Sin una gestión automatizada, estos tiquetes suelen acumularse en el departamento de contabilidad, a la espera de que algún empleado tenga tiempo para introducirlos en el sistema.

La gran cantidad de recursos administrativos que requiere la gestión manual de este tipo de gastos, junto con el frecuente extravío de los tiquetes de compra y el riesgo de que se cometa fraude interno son solo tres ejemplos de lo que puede implicar la gestión manual de los gastos de empresa.

La opción más práctica: digitalizar los tiquetes de gasto

En los últimos años, la tecnología ha propiciado la aparición de soluciones como Tickelia, que digitalizan los tiquetes y comprobantes para una gestión más eficiente de los gastos de viaje y viáticos.

Estas herramientas utilizan la tecnología OCR para capturar los datos de cualquier tipo de comprobante en papel con solo tomar una foto con el Smartphone. A partir de ahí, la solución envía los datos del gasto al responsable, que debe autorizarlos, y posteriormente al departamento de administración, automatizando de este modo tanto su legalización como su contabilización.

Ventajas de automatizar la gestión de los gastos

Los beneficios de utilizar soluciones tecnológicas como Tickelia para la rendición de gastos son inmediatos, y benefician tanto a los empleados como a la compañía.

En primer lugar, los profesionales en movilidad constante, como los ejecutivos comerciales, dejan de perder tiempo en la confección de los tediosos informes de gastos al final del día, pudiendo centrar toda su energía en el servicio y venta de productos a sus clientes. De lo único que tienen que acordarse es de tomar una foto del tiquete cada vez que realizan un gasto.

Por su parte, el departamento de contabilidad y administración se libra por completo de la tarea de ingresar manualmente el valor de los tiquetes en el sistema, ahorrando hasta un 75% del tiempo administrativo y eliminando los errores de introducción.

Finalmente, los managers obtienen un mayor control sobre los gastos del equipo, ya que, por una parte, reciben avisos para su autorización, y por otra, pueden configurar cómodas alertas visuales para comprobar el cumplimiento de la política de gastos de empresa.

Además, las soluciones tecnológicas para digitalizar los gastos incluyen utilidades adicionales, como la gestión del auxilio de rodamiento (controlando las rutas vía Google Maps) y la integración con el ERP de la empresa para que la liquidación de gastos se realice, asimismo, de forma automatizada.