Alcaldía implementa política de cero papel en Secretaría de Hacienda

El alcalde de Santa Marta, Rafael Martínez, anunció la implementación de la política de cero papel desde este viernes en la Secretaría de Hacienda y a partir del próximo primero de diciembre en el resto de dependencias del Distrito.  

“La política de cero papel consiste en que todos los trámites que vienen a hacer los usuarios en la Alcaldía  lleguen a la ventanilla única y de ahí en adelante todo circule virtualmente, no como sucede ahora que si un documento se orienta para que lo revisen tres dependencias son tres copias del documento y si tiene 50 folios son 150 folios. Ahora se remite electrónicamente y cada dependencia le da trámite virtualmente”, explicó el mandatario.

Los objetivos de esta política, según Martínez, son reducir el uso de papel a través de nuevos hábitos en los servidores públicos, quienes serán capacitados en nuevas tecnologías para que los documentos que antes respondían de forma manual ahora lo hagan virtualmente.

“Esta campaña permite la eficiencia y productividad en la reducción de costos, vamos a lograr solo en papel una reducción en promedio de 44 a 50% de lo que nos gastamos en papelería; reduce los tiempos, por ejemplo, hoy los documentos llegan a archivo y los que vienen para mi despacho los veo al final del día, (con esta política) apenas esté radicado al minuto lo puedo ver en mi despacho, y cuando los documentos se remiten a dependencias que están por fuera de la Alcaldía llegan al día siguiente o dos días después”, dijo Martínez.

El mandatario añadió que también se ahorrarían espacios de almacenamiento en la Alcaldía, que actualmente tiene archivos en varias dependencias. “Aunque hemos hecho unos esfuerzos en los últimos años por centralizar el archivo, gestionarlo de acuerdo con las normas archivísticas, nosotros tendemos a dejar papel en nuestros escritorios, los muebles y todas las oficinas están llenas de papel. Esto le apunta a que haya más transparencia”, expresó.  

Igualmente mejora el acceso a la información tanto de los funcionarios como de los usuarios, disminuye los tiempos de espera, evita el traslado a los puestos de atención y contribuye al medio ambiente.

“En 10 años creemos que estamos dejando de talar solo para la papelería que gasta la Alcaldía más o menos 115 árboles, de acuerdo con una trazabilidad que hemos sacado bastante conservadora. Puede ser mucho más”, dijo Martínez.

El alcalde aseguró que esta política estaba incluida en el proyecto de gestión documental, que costó 1.800 millones de pesos y contempló la remodelación de un área física para poner las cajas con los documentos que se han ido escaneando y organizando, que fue cuestionada durante la administración del alcalde encargado Andrés Rugeles.